Etkili Zaman Yönetimi

Hep bir koşturmaca hali..Ben sürekli koştururken buluyorum kendimi.Sanıyorum çoğumuz da böyleyiz.Her şeye ucu ucuna yetişiyoruz.Hep bir yetişme,yetiştirme telaşı..Ve nasıl geçtiğini anlamadığımız günler, haftalar,aylar..Hepsi birbirinin aynısı oluveriyor..

Siz de hiçbir şeye zaman bulamayanlardan mısınız? İşler zamanında yetişmiyor mu? Kendinize zaman ayıramıyor musunuz? O zaman etkili bir zaman yönetimine ihtiyacınız olabilir:

Aşağıdaki hususlar sık sık ortaya çıkıyorsa etkili bir zaman planlamasına ihtiyaç duyuluyor olabilir:

• Devamlı olarak iş yetiştirememe endişesi

• Görüşeceğimiz kişiler ve ziyaretçileriniz için zaman ayıramama,

• Hiç bir şey yapmadan gücünü boşa harcama duygusu,

• Görülmesi ve ziyaret edilmemesi gereken kişileri görememe,

• Cevap verilecek mektuplara cevap bulamama,

• Aksam yemeğinden sonra yapılacak işlerin stresi,

• Telefon görüşmelerini yetiştirememe,

• Verimsiz, meşguliyetlerle dolu, boş bir gün geçirme duygusu ile yorgunluk, üzüntü ve stres (Güçlü,2001).

Zaman yönetiminizi güçlendirebilecek bazı küçük tüyolar hazırladım:

• Değerlendirme yapın:168 saat, bu bir haftadaki saatlerin sayısıdır. Ve bu yazar Laura Vanderkam’ın programımıza nasıl bakmamız gerektiği konusundaki önerisidir. Bir hafta boyunca zamanınızı nasıl harcadığınıza dikkat edin hatta not alın. Böylece zamanınızı önceliklerinizin ışığında yeniden organize ederek, yanlış öncelikler ya da bahaneler için boşa giden zamanı ortadan kaldırabilirsiniz.

• Teknolojiden Faydalanın: Hepimiz akıllı telefon kullanıyoruz.Zamanımızın çoğu da kendileriyle geçiyor.Zamanı planlamaya ilişkin bir çok uygulama mevcut.Etkili bir takvim yönetimi, not almak ve unutmaları engellemek için hatırlatıcı kullanmak hayatı önemli ölçüde kolaylaştıracaktır.

• Liste yapın: O gün için yapılacak işlerin listesini çıkarın.Hatta bunu haftalık olarak yapın,sonra günlere dağıtın.Bunu yaparken ABC yaklaşımından yararlanabilirsiniz.

• Sosyal medya, ah bu sosyal medya:İnternet, telefon,sosyal medyada ne kadar zaman geçiriyorsunuz? Elimize telefonları alınca zamanın nasıl geçtiğini fark etmiyoruz değil mi?Hikayeleri izleyelim, fotoğraflara bakalım,videolar da var derken günlük 8-9 saatimiz bunlarla geçiyor. “Ne yapalım peki?”diyenler için minik tavsiyeler:

• Telefonunuz sürekli yanınızda bulunmasın, elinizi attığınızda ulaşabileceğiniz mesafede tutmamakta fayda var.

• Daha az kullandığınız sosyal medya hesaplarını kapatın, telefonunuzdan kaldırın.Hatta mümkünse en çok kullandıklarınızı da.Böyle bir akım başlamış bu arada.Deneyenler çok mutlu olduklarını belirtiyorlar.

• Sürekli hesaplarınızı kontrol etmek yerine saatte bir veya iki saatte bir gözden geçirin. Merak etmeyin bir şey kaçırmazsınız.Zaten İnstagram,Twitter ve Facebook en çok takip ettiğiniz kişilerin paylaşımlarını sayfanızı açar açmaz gösteriyor.Kaybınız yok yani!

• Bildirimleri kapatın.Sürekli gelen bildirimler zihninizi meşgul edecek, eliniz telefona gidecektir.

• Daha az paylaşın.Hepimiz her an her şeyi paylaşıyoruz. Hepimizin telefon hafızası güzel bir anı zihnimiz yerine galerimize kaydettiğimiz binlerce fotoğrafla dolu.Hiç birine de daha sonra dönüp bakmıyoruz.Galerimiz yerine zihnimize kaydetmeyi alışkanlık haline getirmemiz gerekli belki de.Hayat paylaşınca değil yaşayınca güzel!

• O kurbağayı yiyin: Brian Tracy’nin ”o kurbağayı ye” söylemi Mark Twain’in ” Sabah ilk iş olarak canlı bir kurbağayı yiyin ve günün geri kalan kısmında başınıza daha kötü bir şey gelmez” cümlesinden gelir. Yemeniz gereken kurbağa sizin en zor görevinizdir. Bu görevi ilk olarak yapmak ve onu yolunuzdan çekmek diğer görevlerin gözünüze kolay gözükmesini sağlayacaktır. En zorlu olanı en ilk bitirin ki zihninize bunu yük etmeyin.

• Ertelemeyin: Ertelemek zamanı çalar, hedeflere ulaşmaktan alıkoyar, yarını baskı altına alır ve strese, bozulan ilişkilere ve sonuçta prestij kaybına yol açar. En kötüsü ise, erteleme zamanla bir alışkanlık ve yaşam biçimine dönüşür.Ayrıca beynimiz bir kez ertelenen her şeyi “ertelenebilir” olarak kodlar ve onları tekrar erteleme eğiliminde olur.Dikkat edin bir kez ertelediğiniz neredeyse her şeyi tekrar ertelersiniz.

Ertelemeden kaçınmak için:

• Hoşlanmadığınız işi önce yapın,

• Ertelenmesi muhtemel işi parçalara ayırın,

• Kendinize bir bitirme tarihi hesaplayın,

• İşi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin,

• Elinizde ne varsa onunla yola çıkın,

• Hemen başlayın,

• Dikkatinizi dağıtacak unsurlardan uzak durun,

• Her çeşit kaçış yolunu kapatın (Güreşçi,2005).

• Tek bir işe yoğunlaşın: Aynı anda birkaç işle uğraşmak yerine, yalnızca bir işe yoğunlaşın ve onu mümkün olabildiğince hızlı bitirmeye çalışın. Aynı anda birden çok şeyle uğraşmak sürekli zihninizi meşgul ederek dikkatinizi dağıtır.Bu da bir çok hatayı beraberinde getirir. Hatalarınızı düzeltmeye çalışırken daha fazla zaman ve enerji kaybı yaşayabilirsiniz.

• Dikkat dağıtıcıları azaltın:Etrafınızdaki dikkat dağıtıcı unsurları azaltmaya çalışın. Çalışırken e-mailinizi, telefonunuzun sesini, hatta internet bağlantınızı kapatın.

• İşi işte bırakın:İşi zihninizde taşımaya devam ettiğiniz takdirde asla dinlenememiş,zihninizi de dinlendirememiş olacaksınız.Tamamen farklı şeylerle uğraşın.Yaratıcılığınız ve üretkenliğinize şans tanıyın.

• Alışveriş listesi yapın:Markette harcadığınız zamanı azaltmak için ne yemek yapacağınızı önceden planlayın. Mutlaka bir alışveriş listesi yapmış olarak alışverişe çıkın. Yemek yaparken miktarları biraz arttırarak ertesi gün yemek yapmaktan kurtulabilir, zamanınızı farklı biçimlerde değerlendirebilirsiniz.

Kullanılabilecek zaman yönetim tekniklerinden bazıları:

ABC Analizi:ABC yaklaşımının temelde; çabalarınızı, öncelikle en önemli işlerinizde yoğunlaştırın düşüncesine dayanır. Düzen ve ardışıklık sağlar. Bu yaklaşıma göre neye ulaşmak istediğinizi biliyorsanız ve çabalarınızı öncelikle o işlerin üzerinde yoğunlaştırırsanız, o işte başarılı ve mutlu olursunuz (akt.Daştan,2012)

Günlük yaşamımızda ise ABC Analizi yöntemini şöyle uygulayabiliriz:

Bir güne;

• A kategorisine giren görevlerden sadece 1-2’sini alarak, bu görevler için takriben 3 saat zaman ayırmak,

• Geriye kalan B kategorisine giren 2-3 görev için takriben 1 saat süre ayırmak,

• Arta kalan C kategorisi görevler için ise, takriben 45 dakika süre ayırmak şeklinde bir görev sıralaması yapabiliriz.

Pareto analizi: On dokuzuncu yüzyıl İtalyan iktisatçısı Vilfrodo Pareto tarafından bulunmuştur, 80 / 20 kuralı olarak da bilinir ve yapılan faaliyetlerin % 20 ’siyle amaçların % 80 ’ine ulaşılması gerektiğini savunur. Bu kural zamana uygulandığında; sahip olunan zamanın % 20’sinde, tamamlanması gereken önemli işlerin % 80 ’inin tamamlanması gereklidir sonucu çıkmaktadır.

Zaman Kullanım Matrisi: Covey tarafından geliştirilmiştir.Yapılacak olan işlerin aciliyet ve önem durumuna göre gruplandırılmasını temel alır.

Buna göre:

1.kare:Acil ve önemli işleri

2.kare:Önemli ama acil olmayan işleri

3.kare:acil ama önemli olmayan işleri

4.kare:Acil ve önemli olmayan işleri göstermektedir.

Covey’e göre en çok önemsenmesi gereken grup 2.karedir.

Bu gruptaki işler düzenli olarak yapıldığı zaman diğer işler için de kolaylık sağlayacak ve etkili zaman yönetimini sağlayacaktır.

Kendimce birkaç tavsiye yazmaya çalıştım. (Yüksek Lisans yaptığım dönemdeki bir çalışmam zaman yönetimi ve yaşam doyumu üzerineydi,ondan faydalandım)

Umarım işinize yarar,faydalı olur.

Kaynaklar:

1. Covey,S(2013)Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı. Çev:Deniztekin,O. & Suveren,G. Varlık Yayınları.Ankara

2. Daştan,S(2012)Organizasyonlarda Zaman Yönetiminin İşgörenlerin Performansına Etkisi.Yüksek Lisans Tezi

3. Güçlü,N(2001).Zaman Yönetimi.Kuram ve Uygulamada Eğitim Yönetimi.25.(88-106)

4. Güreşçi,M(2005).Yönetsel Zamanda Etkinlik: Teori ve Askeri Birliklerde Bir Uygulama.Yüksek Lisans Tezi