Etkili Zaman Yönetimi İçin 10 İpucu

Doğru zaman yönetimi, özellikle de çalışma hayatında, üzerimizdeki stresi büyük ölçüde hafifletebilir. Elbette bunun tersi de mümkün. Yani zamanı doğru yönetememek de önemli bir stres kaynağı olabilir. Özellikle de iletişimin ve bilgiye ulaşımın akıl almaz bir şekilde değiştiği bu günlerde. Artık çok hızlı değişen koşullara ayak uydurmak gerek. Ve bu, sadece çalışanlar için de geçerli değil üstelik. Zaman yönetimi, elinizdeki kaynağı, yani zamanı, mümkün olan en iyi şekilde kullanmak olarak özetlenebilir. Bu durumda, etkin bir zaman yönetimi için (1) gereksiz zaman harcamalarından kaçınmak, (2) doğru sonuca götürecek işleri, (3) mümkün olan en kısa zamanda yapmak olarak özetlenebilir. Bu tanım aynı zamanda verimlilik kelimesinin de tanımı, ancak ben, bizim dilimizde daha çok karşılık bulduğu için zaman yönetimi kavramını kullanacağım. Peki, yukarıda saydıklarımı nasıl yapacağız? Özellikle de bu kadar yoğun ve hızlı değişen bir dünyada? Bu sorunun cevabı rahatlıkla bir kitabı dolduracak uzunlukta olabilir, ancak ben en önemli gördüğüm 10 ipucu ile başlamak istiyorum.

1. Hedeflerinizi belirleyin: Kısa vadeli (haftalık, aylık), orta vadeli (3–4 aylık yıllık) ve uzun vadeli (2–3 yıllık ve daha uzun hedefler, idealler vs) hedeflerinizi belirleyin. En kısa vadelisinden en uzun vadelisine doğru sıralayın ve ister bir kağıda, isterseniz de elektronik ortama kaydedin. Çok detaylı yazmayın. Unutmayın, yapmanız gereken her şeyi değil, sadece hedeflerinizi yazıyorsunuz. En fazla 20–25 hedef iyi bir sayıdır, fazlası çok detaylandırdığınız anlamına gelebilir. Bu yazdıklarınız kolay erişebileceğiniz bir yerde olsun, çünkü en azından ayda bir, bunlara göz atıp, bu hedefler doğrultusunda çalışıp çalışmadığınıza bakacaksınız.

2. Önceliklerinizi, belirlediğiniz bu hedeflere göre oluşturun: Yukarıda belirlediğiniz hedefler kariyer ile alakalı olmak zorunda değil. Ailenizle ilgili hedefler de belirlemiş olabilirsiniz. Bu belirlediğiniz hedefleri pusulanız gibi düşünün. Artık yeni bir işe giriştiğinizde, bir yere para harcamayı düşündüğünüzde vb. size yol gösterecek değerler, bu belirlediğiniz hedefler olacak.

3. Listeler yapın ve kullanın:Beyniniz herşeyi hatırlamak için dizayn edilmedi. Eğer ona her şeyi hatırlama görevi verirseniz asıl çözmesi gereken sorunlar ile uğraşacağı zaman ve enerjiyi boşa harcamış olursunuz. Bu nedenle aklınıza gelen her şeyi yazın. Bu bir fikir, yapmanız gereken bir iş vs. olabilir. Başta, yukarıda oluşturduğunuz hedefleri yazmak ile başlayın. Listeler hayatınızı yönetmekte size çok yardımcı olacaktır. Ayrıca zamanınızı nereye harcamanız gerektiği konusunda da daha sağlıklı kararlar vermenizi sağlar. İster bir kağıt kalem kullanın, isterseniz de elektronik bir yapılacak işler programı. Ne kullandığınızın önemi yok, size hangisi kolay gelirse. Eğer akıllı telefonum ile bu işi yapayım, ailemle vs. yaptığım listeleri, işleri paylaşayım derseniz, size Türkçe kolay kullanımlı bir araç olarak Wunderlist'i tavsiye ederim.

4. E-postaların esiri olmayın: Gün içinde pek çok e-posta alıyoruz. Çoğumuzun işi, e-postaları dakika dakika takip etmeyi gerektirecek işler değil. Ancak, çoğu zaman elimiz mouse da veya telefonda, her an yeni posta geldi mi diye bakarken buluyoruz kendimizi. E-postalar ile sadece iş gelmiyor. Dikkatimizi dağıtabilecek, bazen saatlerimizi gereksizce internette gezmemize yol açabilecek postalar da alabiliyoruz. Oysa bu zamanın en azından bir kısmını yukarıda belirlediğimiz hedeflere harcasak…
    

   • E-postanızı okumak için belli zamanlar belirleyin ve postalarınıza bu zamanlarda bakın.

   • Telefonunuzdaki e-posta uyarılarını kapatın, bu durum sadece dikkatinizi dağıtmaya yarayacaktır. Eğer iPhone kullanıyorsanız sadece önemli olarak belirlediğiniz (örneğin patronunuz) kişilerden anında uyarı alacak şekilde ayarlama yapabilirsiniz.

   • Maillerini okuduktan veya gerekli aksiyonu aldıktan sonra gelen kutusunda bırakmayın. Arşivle seçeneği ile arşiv klasörüne yollayın. Yüzlerce e-postanın olduğu bir alanda çalışmak dikkatinizin dağılmasına yol açacaktır. Gelen kutusunda sadece üzerinde çalıştığınız e-postalar olsun. Böylece ne üzerinde çalıştığınızın ayrımına da daha kolay varabilirsiniz.

5. Takvim kullanın: İster elektronik, ister kağıt üzerinde olsun mutlaka bir takviminiz olsun. Zaman alacak önemli işleriniz için – örneğin, yıl sonu raporu hazırlanması, çocuğunuza sınav çalışmasında yardım gibi- takviminizde zaman ayırın. Yapacağınız her şeyi takvime yazmayın. Yapacaklarınız için listeleri kullanın. Sadece fazla vakit alacak ve rahatsız edilmeden çalışmanız gerekecek işler için takvimde zaman ayırın. Her gün veya bir gün öncesinden takviminize bakın ve gününüzü planlayın. Planlama yaparken, sizi yukarıda belirlediğiniz hedeflere götürecek işlere öncelik vermeye çalışın.

6. İnternet, özellikle de sosyal medya kullanımınızı sınırlandırın: Eğer işiniz sosyal medya ile alakalı değil ise gün içinde kaç saatinizi facebook, twitter vs.de geçirmek istediğinize karar verin ve sosyal medyaya girmek için belli zamanlar belirleyin. Dilerseniz bu iş için yapılmış programları da kullanabilirsiniz.

7. Hayır demeyi öğrenin: Her zaman sizden istenen her şeyi yapamazsınız. Sizden istenen bir şeye evet demeden önce takviminize ve listenize bakın. Bu iş ne kadar kaçınılmaz? Ve bu iş, ne kadar sizin amaçlarınıza hizmet ediyor? Evet veya hayır deme kararınızı bu sorulara cevap verdikten sonra kesinleştirin.

8. Sabah ilk işiniz “o kurbağayı yemek” olsun: “Kurbağa yemek” bir deyim. Daha doğrusu Brian Tracy2’nin aynı adlı kitabından sonra deyim haline geldi. Burada kurbağadan kasıt, “önemli ancak yapmak istemediğiniz” tatsız işler. Mantığımız şu: eğer en “iğrenç” işi sabah ilk iş hallederseniz, öğlene gelmeden günün en zorlu işini halletmiş ve rahatlamış olursunuz. Bu sebeple sabah ilk iş olarak o iğrenç kurbağayı yeğin, günün geri kalanının daha kolay ve daha verimli geçtiğini göreceksiniz.

9. Başarılarınızdan keyif alın: Çok küçük de olsalar, başarısızlıklarımızı fark ederiz ve genellikle de bunlar için kendimizi suçlama eğilimi içinde oluruz. Ancak aynı şeyi ufak başarılar için yapmayız. Başarılarımızı fark etmemiz için kayda değer büyüklükte olmaları gerekir. Oysa, başarıları fark ettiğimizde hem daha motive bir şekilde çalışırız, hem de onları tekrarlama şansımız olur. Böylece daha etkili bir zaman ve verimlilik yönetimi sağlamış oluruz. Size saçma da gelse, daha önce başaramadığınız bir şeyi başardığınızda, bunu fark edin ve kendinizi tebrik edin.

10. Hayatınızda rutinleriniz olsun. İşe başlamadan önce, sabah kalktığınızda veya işten gitmeden önce belirli rutinler oluşturun. Bu rutinler çok karmaşık olmak zorunda değil, ancak bu rutinler, sizi işe hazırlayacak ve iş sonrasında “şalteri kapatıp” özel hayat moduna geçişinizi kolaylaştıracak. Örnek olarak kendi sabah rutinimi paylaşmak isterim. Bu yazacağım rutin, ofise geldikten sonra uyguladığım bir rutin. Elbette her zaman bu rutini uygulamak mümkün olmuyor. Bazen işe gelir gelmez ilgilenmeniz gereken işler olabilir. Ancak mümkün olduğunca uygulamaya çalışmanın da benim için yarar sağladığını gördüm.
     

    • Sabah kahveni iç.

    • Hızlıca haberlere göz at.

    • Hızlıca maillere göz at. Önemli mail var ise cevaplamak için yapılacak işler programına kaydet. (Bu aşamada önemli olmayan mailler ile ilgilenmiyorum. Gmail kullanıyorsanız Gmail’in mailleri sekmelere ayırarak sunma özelliği burada işe yarıyor. Sadece birincil sekmedeki maillere bakıyorum. Alışveriş, forum, Sosyal Medya gibi sekmelere bakmıyorum.)

    • Takvimi gözden geçir.

    • Yapılacak işleri gözden geçir ve bugün yapmak istediklerine kabaca karar ver.

Zaman ve verimlilik yönetimi, ülkemizde çok önemsenmeyen bir alan. Oysa hem kısa zamanda fazlaca iş yapmanıza yarayabilir, hem de yapmak istediklerinizi düzen içine soktuğu için günlük stresinizi önemli ölçüde azaltabilir.